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文件材料归档范围和档案保管期限表编制规范
信息来源:  发布时间:2013-02-21  点击率: 

    一、前言

    建立机关、企事业单位文件材料归档范围和档案保管期限表,是一个科学合理、系统完整区别文件价值、划分保管期限的标准性文件,是每个单位档案工作中必不可少的档案业务文件,也是各单位必须要建立的一项重要制度。
    二、前期准备工作
    1、认真理解国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》,吃透《规定》的要求,把握《规定》的实质精神。在总原则下,以部门的主要职能,文件材料的情况作为划分保管期限的依据。
    2、了解掌握本单位及各内设机构的职能、性质、工作范围、工作程序、形成文件的种类、数量、载体情况等;
    3、结合本单位实际情况,体现本单位的职能特点,围绕与主要职能相关的内容制定条款。
    三、《规定》的特点
    1、国家档案局以令的形式发布《规定》,将原来的业务文件上升为行政规章,提高了《规定》的法规效力和法律地位,体现了国家档案行政管理部门的意志。
    2、改革文书档案保管期限的划分方法,将原来“永久”、“长期”、“短期”三种期限划分方法改为“永久”、“定期”两种期限划分方法,定期中再实行标时制,分为30年、10年。只接收“永久”,原则上“定期”不再进馆。更方便档案部门对到期的定期档案及时地进行鉴定处置,减少保管压力,节省保管空间和人力、物力。
    3、充分体现“以我为主”的原则,突出立档单位的主体地位和主要职能。对于永久保管的文书档案类型,主要限定在本单位自己产生的文件材料。
    4、增加了跟实际工作直接有关的新内容,充实了一些新领域的文件材料,如行政执法、行政审批、产权关系、个人权益方面的文件材料。同时调整了一些文件材料的保管期限,原来长期的内容,上升了很大一部分为永久,进一步充实进馆档案的内容。
    5、体现“以人为本”的原则,对涉及人的问题的档案文件的保管期限划分得更为慎重。
    6、加大行政管理力度,将原来的“备案制”改为“审批制”。 强化了监管,增加了档案局的责任和工作量,以前的“备案制”实际上是放任自流。
    四、遵循原则
    1、坚持“以我为主,突出重点”的原则,始终以自己形成的文件为主,以围绕自身主要职能活动的文件为主。
    2、坚持 “宜细不宜粗”的原则,条款的拟制尽量不使用“重要的”、“一般的”等模糊词语;
    3、坚持“以人为本”的原则,凡是涉及人的内容的文件,都要慎重处置;
    4、坚持“申报审批”的原则,对拟好的本单位的归档范围和档案保管期限表,按规定须向同档案行政管理部门申报后,由同级档案行政管理部门审批后执行。
    五、基本要求
    1、明确文件材料的归档范围。
    2、科学制定《档案保管期限表》。 
    3、重大活动、重要事件档案,要纳入档案管理。
    4、从宽从长保存特色档案。  
    5、注重文件之间的必然联系。
    六、文件材料归档与不归档及保管期限的规定
    1、机关文件材料归档范围    
    2、机关文件材料不归档范围          
    3、档案保管期限的划分原则及标准 (全面的观点、历史的观点、发展的观点、效益的观点)
    4、文件材料划分“永久”的要求
    5、文件材料划分“定期”的要求
    (一)文件材料划分“永久”的要求
    1、本机关制定的法规政策性文件材料;
    2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;
    3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;本机关机构演变、人事任免等文件材料;
    4、本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性材料;
    5、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件;
    6、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
    具体拟定时,需要注意以下一些问题:
    1、突出本机关自身的文件材料;
    2、突出本机关主要职能的文件材料;
    3、突出反映本机关演变和人事任免的文件材料。
    (二)文件材料划分“定期”的要求
    1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;
    2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
    3、本机关人事管理工作形成的一般文件材料;
    4、本机关一般事务管理文件材料;
    5、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
    6、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;
7、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;
    8、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;
    9、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
划分定期时: 
    1、要掌握什么是“一般的”原则; 
    2、要明确不属于本机关主管业务又要“贯彻执行的”;
    七、关于贯彻执行8号令的几点意见
    根据奉档[2007]3号文件精神,要求各机关单位及时修订文件材料归档范围和档案保管期限表,今年我们将对各单位上报的归档范围和档案保管期限表审核,并要求审定完毕的各单位照此执行。
    (一)对文件材料归档范围的要求:  
    国家档案局的新《规定》明确要求所归档的范围是“机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录”因此,我们在拟订本机关归档范围时,必须将本机关各种门类和载体的档案,全部纳入进去。
    1、凡是国家档案局与主管部门出台了文件的,对某种档案的归档范围有明确规定的,一律按有关规定来确定归档范围;
    2、照片档案在归档范围中还须明确,要将该照片的文字说明一并归档;
    3、磁盘光盘及电子档案等,在归档时,必须将元数据及相关的背景信息纳入归档范围,否则日后这些档案将因元数据或相关背景信息的缺失而成为废物。
    4、凡是联合行文的,归档时,以主办方作为主要归档的一方,其保管期限就要划长一些。
    (二)文件材料归档范围和档案保管期限表的编制
    编制格式  
×××单位文件材料归档范围和档案保管期限表
       编制时间:
内设机构名称(或问题)
归档范围
保管期限
 
办公室(或综合类)
1、全省档案工作会的通知、名单、议程、报告、总结、纪要…
2、全省档案工作会代表发言、交流材料、简报……
永 久
 
30年
 
服务中心(或行政类)
1、房产、土地所有权和使用权的登记表、产权证……
2、与有关单位签订的房屋维修合同、协议……
永 久
10年
 
业务科(或业务类)
 
永久
10年
    (三)申报及审批:
    各单位报送文件材料归档范围和档案保管期限表时,须填制《档案行政许可申请表》一式二份,经本单位分管负责人审核、批准、盖章后报市档案局。
    各单位报送的文件材料归档范围和档案保管期限表,须提交电子文本和纸质文本各一份,同时,还要报送一份完整、准确反映本单位的主要职能、历史沿革、内部机构及其职能的材料,并附相关说明
    市档案局负责审查报送的文件材料归档范围和档案保管期限表。由业务部门审查并提出修改意见,经主管负责人审查后,告知报送单位,重新进行修订。
    各单位修订后的定稿再送市档案局审批。
    按照国家档案局8号令的要求,全省文书档案统一于2007年开始执行新的归档范围和文书档案保管期限表。
    申报表的填写:申报单位、申报的文件材料名称、份数及说明、申报单位负责人签字、经办人签字、单位盖章、年月日、档案部门意见、经办人签字、负责人签字、单位盖章、年月日。

 
 
 
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