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数码照片档案整理规范
信息来源:  发布时间:2013-02-21  点击率: 

    数码照片档案整理

    1.定义
    1.1数码照片
    指用扫描仪,数码照相机等设备获得的,存储于磁带,磁盘,光盘等载体,依赖计算机系统阅读并可在通信网络上传送的静态图像文件。
    1.2数码照片档案
    国家机构,社会组织以及个人在社会活动中形成的,有保存价值的数码照片,并编写文字说明。
    1.3整理
    将归档数码照片组成有体系的过程,包括分类,排列,编目等步骤。
    2.数码照片的收集
    2.1在公务活动中形成的数码照片应实行集中统一管理,形成者在照片形成后应连同照片的文字材料及时向本单位负责数码照片归档的责任人移交。
    2.2归档责任人接收照片及相关的文字材料后,应及时按照管理规定进行整理工作,并按要求向本单位档案室移交。
    2.3归档范围
    2.3.1反映本单位主要职能活动,工作成果和重要历史面貌的照片。
    2.3.2各级领导人,著名人士参加本单位重大公务活动的照片。
    2.3.3本单位重大活动和重要会议的照片。
    2.3.4本单位历届领导班子成员的照片。
    2.3.5本单位参加社会重要活动的照片。
    2.3.6反映本单位重大事件和特别情况的照片。
    2.3.7其他具有保存价值的照片。
    3.归档照片要求
    3.1根据国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》中推荐的图像数据格式,要求归档的数码照片必须采用JPEG或TIFF格式。
    3.2拍摄数码照片的像素数应在300万以上,扫描照片的精度应不低于600dpi。
    3.3数码照片应同时冲洗纸质照片归档,纸质照片档案管理参照国家标准GB/T11821-2002《照片档案管理规范》执行,纸质照片档案整理时应注明对应数码照片的档号 。
    4.整理方法
    应符合数码照片特点:有利于保持照片档案的有机联系;有利于保管;便于为利用者提供服务的整理原则。
    4.1鉴定
对于没有归档价值的或重复的照片必须剔除。反映同一场景的数码照片一般只收集一张。
    4.2分类
    采用年度-组(专题,事由)进行。
    4.2.1分年度
    将照片按其形成年度分开。
    4.2.2分组(专题,事由)
    同一组的照片为一个事由,一个专题,一组照片由有密切联系的若干张照片组成,如一次会议,一项活动,一个项目等形成的若干张照片。
    4.3排列
    照片排列的顺序为:年度-组-张。
    4.3.1不同年度所形成的照片,按年度先后顺序排列。
    4.3.2一年内所形成的照片按组排列,组与组按形成的时间顺序排列。
    4.3.3每组内的照片按图像所反映的重要程度结合照片形成的时间顺序排列。
    4.4照片编号
    格式为:全宗号-年度-组号-张号.
    例如:100-2005-1-3
    单位全宗代号
    形成年度
    组编号
    组内编号
    4.5编目
    编目包括对照片组和张的著录。
    4.5.1组著录
    全宗名称:立档单位全称或规范化简称。
    全宗号:区档案馆赋予的立档单位代号。
    年度:照片形成的年份.
    组号:一组照片的代号.
    组题名:一组照片的题名,简要介绍该组照片的内容(时间,地点,人物,事由,背景等主要部分)。
    拍摄时间:照片拍摄时的具体时间(年月日)。
    照片张数:一组照片的总张数。
    摄影人:照片的拍摄单位或拍摄者。
    备注:对该组照片需要特别说明的事项。
    4.5编目
    编目包括对照片组和张的著录。
    4.5.2张著录
    照片编号:既照片档号,全宗号-年度-组号-张号。
    张号:每张照片在组中排列的顺序号。
    照片说明:针对每张照片的说明。突出该张照片的主要要素,人物照要标明人物名称,身份和在照片中的具体位置,如左一为XXX,右二为XX.一般不超过100字。
    照片预览:通过超链接连接到照片文件夹中对应的照片原件。
    备注:对该张照片需要说明的事项 。
    5.归档要求
    5.3.2.3光盘自述文件
    光盘自述文件的格式为TXT格式文件,内容有:档号,类别,全宗名称,全宗号,归档年度,光盘内照片情况概述,阅读环境等。
    档号:由全宗号-归档年度-序号组成。例:100-2005-1。
    序号:光盘排列的顺序号,由阿拉伯数字组成。
    类别:数码照片。
    归档年度:光盘归档的年度(即内容针对年)。
    照片情况概述:光盘共计存放照片的组数,张数;简要介绍照片的内容,对重要的照片要重点介绍。
    阅读环境要求:微机安装的操作系统,运行软件的版本。例:安装有Windows98和Office2000以上版本,具有Access程序及识别JPEG(JPG)格式文件的浏览器或软件的微机。
 
    其他数码档案的整理
    1 .数码视频档案
    利用数码摄像机获取的数字视频文件,归档格式为MPEG或AVI。
    1.1要求:根据数码视频档案的特点,我们建议每次活动刻制一张光盘。
    1.2整理
    1.2.1分类:采用年度-事由分类。
    1.2.2排列
    排列的顺序为:年度-事由。首先划分年度,在同一年度内排列事由(按时间先后顺序排列)。
    2.数码音频档案:WAV和MP3格式。
    1.归档光盘要求
    1.1光盘盘面要清洁,无划痕,光盘数据无病毒。
    1.2在光盘的标签层用记号笔或软笔标明档号。
    1.3光盘装盒后要附有标签.标签应填写全宗名称,档号,套别,说明。
    光盘的编目与保存
    档案局2005年各项活动的照片
    说明
    A
    套别
    100-2005-1
    档号
    奉化市档案局
    2.光盘编目
    编目顺序为同一年内依次排列数码照片光盘,数码视频,数码音频光盘和其他数码档案光盘。格式如下:
    备注
    年度             2003
    光盘概述     奉化市档案局2003年会议类活动的数码照片
    档号             100-2003-1
    序号             1
    备注
    年度             2003
    光盘概述     奉化市档案局2003年晋级工作的数码照片
    档号             100-2003-2
    序号             2
    备注
    年度             2004
    光盘概述     奉化市档案局2004年各项活动的数码照片
    档号             100-2004-1
    序号             5
    备注
    年度             2003
    光盘概述     奉化市档案局2003年档案工作大会的视频
    档号             100-2004-3
    序号             3
    备注
    年度             2003
    光盘概述     奉化市档案局2003年档案工作大会的录音
    档号             100-2004-4
    序号             4
    3.刻盘
    建议每年刻制光盘进行数据保存。个别数码档案产生量较少的单位,可以将两年的数码档案刻制在一张光盘内。
    4.归档时间
光盘制作完成后,立刻归档。
    5.归档份数
    归档光盘至少一式两套,一套封存保管,一套供查阅使用,套别代码分别表示为A,B 。
    6.光盘的保管
    6.1归档光盘不得擦洗,划刻,触摸盘面裸露处,不得弯曲,挤压,摔打盘片,防止盘片沾染灰尘和污垢,避免阳光直接照射。
    6.2归档光盘必须配有光盘盒,存放时保持盘片垂直。
    6.3环境温度为14°C-24°C,波动范围小于2°C;相对湿度45%-60%,波动范围小于5%。
    6.4远离热源,酸碱等有害气体和强磁场环境。
    6.5光盘一般每满4年转存一次,原盘同时保留时间不少于4年;应每年对光盘进行一次有效性,安全性检查,如发现光盘出现问题,应及时拷贝;如软,硬平台发生改变,则应及时转换。

 
 
 
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