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奉化市档案馆档案接收标准
信息来源:  发布时间:2012-09-17  点击率: 

    为了确保档案的完整和进馆档案的质量,实现档案管理标准化、规范化、科学化和现代化。根据《中华人民共和国档案法》、《档案馆工作通则》等规定,结合本市实际情况,特制定本标准。

    一、档案完整
    凡是反映本单位主要职能活动(包括党、政、工、团以及内设的各职能部门在工作中形成的材料)和基本历史面貌,并具有工作查考、科学研究价值的各个门类(文书、科技、专门等档案)、各种载体(纸质、录音带、录像带、胶片、光盘、照片、影片等形式档案)需要保存的档案均应收集齐全、立卷归档。
    二、档案质量标准
    (一)、文书档案
    1、分类清楚
    (1)一个全宗应按统一的分类方案,不能随意变动,要保持它的一致性和连续性。可根据本单位内部的机构设置、职能范围、业务分工、文件数量等情况,做到类别设置合理,各类之间界限清楚,层次分明,归类准确。    
    (2)分类方法,一般采用年度——组织机构(或问题)分类,不能采用年度——组织机构(或问题)进行分类的,可按国家档案档案局和有关主管机关共同制定的分类方案进行分类。
    2、保管期限划分准确
    按照国家档案局发布的档案保管期限的规定,准确判定档案的保管价值,区分永久、长期、短期三种期限。进馆的档案必须是经过整理鉴定,具有永久、长期保存价值的档案。
    3、组卷符合要求
    应以“遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用”为原则。一般以问题为主,灵活运用时间、地区、责任者,通讯者、问题、名称这六个特征,并按照文件的不同价值、数量组卷,具体要求是:
    (1)同一类型的文件,即一个问题、一次事件、一次会议所形成的文件要作为有联系的一个整体立卷。正文与附件、正本与定稿、请示与批复、转发文件与被转发文件、来文与复文、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开;电文应合一立卷。
    (2)同一单位文件和外来文件,非紧密相连的,要分开组卷。
    (3)不同年度的文件不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;非诉讼案件放在结案年立卷。 
    (4)案卷厚度一般不超过二厘米。
    4、卷内文件排列条理
    案卷内文件排列要条理系统,保持文件之间的联系,使之成为一个有机的整体,一般可按时间顺序或重要程度排列,以下情形的排列方法是:
    (1)单一问题的案卷,文件可按时间顺序或主次排列。
    (2)两个以上问题的案卷,先按问题分别集中,然后再按时间顺序或重要程度排列。
    (3)密不可分的文件应是正本在前、定稿在后;批复在前、请示在后;转发文件在前、被转发文件在后;正件在前、附件在后。
    (4)重要法规性文件的历次稿,依次排列在定稿之后。
    5、编写页号或件号
    (1)对装订的案卷,不论单面、双面书写文件,还是筒子页,凡是每一面上有字的,均以页为单位编号,空白面不编页号。如果卷内只有一件印件,已有页码,可不再编页号。页号位置在文件正面的右上角、背面的左上角。
    (2)对不装订的案卷用卷盒存放,其卷内文件应在首页的右上角加盖档号章,并逐件编件号(件内要有页号)。
    6、填写卷内文件目录
    进馆档案必须全部填写卷内目录 ,卷内文件目录上的项目要字迹工整、清晰。文号一般由代字、年份、序号组成;文件题名不要随意更改和简化,没有题名或题名不能说明文件内容的应拟写题名,外加“[ ]”号;日期要全部填写,年、月、日可用“ . ”代之,页号的填写,应填写每份文件的首页号;备注是对卷内文件变化时作说明之用,有则填写,无则可不填写。
    7、填写卷内备考表
    每卷卷末要有备考表,填写需要说明的问题,立卷人、检查人要签名,以示负责,日期填写立卷完成的时间。
    8、填写案卷封面
    (1)案卷封面用毛笔或钢笔正楷书写,字迹工整、清晰。
    (2)全宗名称的填写,要写单位的全称或通用简称。
    (3)案卷题名要简明,(一般不超过50字),确切全面、概括地反映卷内文件内容,一般应反映作者、问题、名称三部分;书写时,头行空二字,左右各空一厘米,题名末不加标点符号。
    (4)起止年月应填写卷内文件最早时间至最迟时间,用阿拉伯数字填写。
    (5)件数、页数用阿拉伯数字填写。
    (6)全宗号、目录号、案卷号按规定填写。
    9、案卷装订与文件修复
    (1)装订用的卷皮、卷内目录、备考表的格式应符合国家档案局规定的标准。
    (2)案卷装订时要去掉卷内文件上的金属物。
    (3)案卷装订线外有字迹的或装订线也较窄者要加边托裱,以求装订不压字。
    (4)对破损文件要修复补好,对字迹已扩散的应复制并与原件一起立卷装订。
    (5)案卷应采用三孔一线的方法装订,不装订的案卷,卷内文件应逐件用线装订。装订要结实、整齐、美观。不掉页、不倒页,不妨碍阅读。
    10、案卷排列每一年度案卷一般按照永久、长期、短期的次序排列,同一保管期限内,可按问题重要程度,先本单位,后按上级、平级、下级进行排列,也可以把永久、长期卷按组织机构(问题)分类排列,短期卷单独排列,力求保持卷与卷之间的有机联系,然后统一编定案卷顺序号。
    11、编制案卷目录
    (1)按照案卷的排列顺序编制案卷号,以固定案卷位置,在一个全宗内,案卷目录号不得重复。
    (2)目录应有说明或序言(案卷数量、分类原则,整理情况、存在问题以及机构和领导人员的变动情况等)
    (3)案卷目录上的项目要填写齐全,案卷目录上的题名与案卷上的题名完全一致。
    12、书写材料必须具有耐久性。
    (二)科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行。
    (三)各类专业(专门)档案按照国家档案局和有关专业主管机关共同制定的标准执行。
    (四)照片档案按照《照片档案管理规范》执行。
    三、接收内容和手续
    (1)档案:接收列入进馆范围的各立档单位具有永久和长期保存价值的档案和属于本馆应接收的撤销单位档案。
    (2)检索工具:手检式的案卷目录一式二份,机读目录(案卷级、文件级各一套, 全宗介绍一式三份。
    (3)组织沿革、分类方案和案卷数量统计一式三份。
    (4)档案交接时,交接双方必须根据移交目录清点核对,并在交接文据上签名盖章(一式三份)。
     四、本标准由奉化市档案局负责解释。

 
 
 
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